Cada mes, miles de empresas españolas revisan las nóminas de sus empleados con la misma mezcla de rutina y tensión. Un error en una cifra puede acabar con la confianza de un empleado, generar reclamaciones y, en ocasiones, sanciones administrativas. A pesar del cuidado de los departamentos de RR HH, los errores suceden. Según datos del Instituto Nacional de Estadística, el 37 % de las pymes reconoce haber cometido errores en el cálculo de nóminas al menos una vez al año. Además, un porcentaje similar de asalariados, el 33,8%, ha detectado imprecisiones en sus nóminas durante el último año.
La sucesión de fallos en las nóminas no es extraño. No en vano, estamos hablando de un documento que es muy complejo de elaborar y que incluye muchas variables que pueden cambiar de un mes para otro. En la mayoría de las ocasiones, esos errores no se solucionan con la contratación de más personal. Todo lo contrario: se soluciona automatizando con la adquisición de un programa para hacer nóminas.
Estas herramientas, como son los ERP, automatizan los cálculos y actualizan las retenciones según los cambios normativos de cada momento. Además, muchos son capaces de contemplar también de forma sincronizada aspectos como las vacaciones y bajas, horas trabajadas, así como otro tipo de variables. Lejos de sustituir al profesional, lo libera de tareas repetitivas y le permite centrarse en lo que realmente importa.
Pero, ¿cuáles son los errores más comunes a la hora de calcular nóminas que un software especializado puede subsanar?
Los 4 errores más comunes al calcular nóminas
Los fallos suelen originarse por la acumulación de tareas y el estrés que asumen los empleados. Al respecto, desde Cegid estiman que el 93% del tiempo de un profesional de nóminas se dedica a tareas recurrentes de poco valor.
Y en ese proceso, los errores son frecuentes. Entre los más habituales destacan:
- No contabilizar bien las horas extra o aplicar mal los pluses de nocturnidad y turnos. Este cálculo incorrecto de horas extra y complementos, ya sea por la aplicación de pluses de nocturnidad o turnos rotativos, sigue siendo una de las principales fallos y fuentes de discrepancia, especialmente desde la implantación del control horario obligatorio.
- Calcular mal las retenciones del IRPF o las cotizaciones a la Seguridad Social. Se estima que el 20% de las inspecciones de la AEAT en 2025 detectaron irregularidades en este ámbito. Hay que tener en cuenta que las retenciones y las cotizaciones a la Seguridad Social cambian cada año y hacerlo manualmente multiplica el riesgo de error.
- Olvidar bajas médicas, permisos o reducciones de jornadas. A las anteriores también hay que añadir las incidencias y ausencias de los trabajadores que alteran el salario mensual y que, si no se registran correctamente, generan problemas con Haciendo y con los propios empleados.
- Ausencia de un software especializado. Realizar los cálculos de las nóminas manualmente incrementa de forma notable el riesgo de error humano. Al respecto, la Asociación Española de Asesorías Laborales (AEL) señala que las empresas que gestionan nóminas sin herramientas digitales cometen hasta un 30 % más de errores en retenciones y cotizaciones. Además, la falta de automatización también dificulta la actualización de las nóminas a la normativa.
Al hilo del último punto, la digitalización ha transformado la gestión laboral y el cálculo de las nóminas. En la actualidad, los ERP de nóminas integran convenios colectivos, actualizan automáticamente los tipos de IRPF y cotizaciones, y cruzan datos de control horario con los registros de jornada para reducir fallos y errores. Cegid, por ejemplo, ofrece soluciones que envían también alertas ante incoherencias y generan informes de cumplimiento normativo, lo que reduce el margen de error humano.
La digitalización integral: nóminas y facturación electrónica
La gestión laboral y empresarial no puede entenderse ya de forma aislada. La Ley 18/2022, de Creación y Crecimiento de Empresas, establece la obligatoriedad de la facturación electrónica B2B para todas las empresas y autónomos, por lo que el tejido empresarial español debe incorporar un software de facturación electrónica para pymes para cumplir con los requisitos que se avecinan.
Los beneficios de hacerlo son tantos que obviarlos supone una pérdida de competitividad. En este sentido, integrar nóminas y facturación en un mismo entorno digital permite controlar pagos, automatizar procesos y cumplir con las exigencias legales sin duplicar esfuerzos. De este modo, el uso de un ERP que integre el cálculo de nóminas y la facturación se convierte en el complemento natural de la gestión, garantizando coherencia entre los datos contables y los registros de personal.
Desde el Ministerio de Trabajo de España, los responsables han centrado su estrategia en garantizar la transparencia salarial mediante la digitalización. La obligación de registrar el control horario mediante sistemas digitales trazables y que sean accesibles para la Inspección de Trabajo es solo una muestra de que la digitalización no se puede retrasar en la pyme española. El uso de un programa para hacer nóminas y un software de facturación electrónica también lo es. El coste de actuar siempre es mayor que la pasividad.
